Modernizacje systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) mogą przynieść ogromne korzyści organizacjom, ale jednocześnie wiążą się z wieloma wyzwaniami i ryzykiem. Aby osiągnąć sukces w takim przedsięwzięciu, kluczowe znaczenie mają dwa elementy: jakość danych oraz zarządzanie danymi.
Jednym z najważniejszych zagrożeń, które mogą wpłynąć na modernizację ERP, jest niska jakość danych. Problemy z danymi mogą pojawić się na wielu etapach procesu modernizacji, zaczynając od migracji nieaktualnych, zduplikowanych, niekompletnych lub odizolowanych danych do nowego systemu, po nieefektywne zarządzanie danymi. Każdy z tych problemów może prowadzić do opóźnień, dodatkowych kosztów i utraty integralności danych.
Właściwe planowanie jest fundamentem udanej modernizacji ERP. Przed rozpoczęciem technicznych prac nad migracją danych, niezbędna jest dokładna analiza obecnych procesów biznesowych, przepływów pracy oraz praktyk zarządzania danymi. Ważne jest, aby zrozumieć, jak dane są wykorzystywane w firmie i jakie są wymagania względem nowego systemu ERP.
Modernizacja ERP często wiąże się z konsolidacją wielu starszych systemów w jeden nowy system ERP. Choć takie podejście pozwala zwiększyć wydajność i obniżyć koszty, samo wdrożenie jest złożonym i długotrwałym procesem, trwającym od roku do nawet pięciu lat. Kluczowym wyzwaniem jest zapewnienie nieprzerwanej ciągłości operacji biznesowych w trakcie migracji.
Wiele firm decyduje się na etapową modernizację systemu ERP, wdrażając nowe funkcje lub funkcjonalności stopniowo, dla poszczególnych lokalizacji, linii produktów lub jednostek biznesowych. Taki etapowy plan pozwala na szybsze osiąganie korzyści z modernizacji oraz lepsze zarządzanie ryzykiem i kosztami.
Modernizacja ERP to nie tylko zmiana procesów biznesowych, ale również migracja danych ze starszych systemów do nowego. Jest to zadanie skomplikowane, zwłaszcza gdy dane muszą być synchronizowane między starymi a nowymi systemami przez dłuższy czas. Konsolidacja danych z różnych źródeł dodatkowo zwiększa złożoność tego procesu.
Dane zgromadzone w starszych systemach często wymagają oczyszczenia lub poprawienia przed migracją. Brak zarządzania jakością danych może prowadzić do poważnych problemów, takich jak przekroczenia budżetu i harmonogramu projektu. Dlatego też pełne zrozumienie stanu bieżących danych, ich jakości oraz lokalizacji jest niezbędne.
Efektywne zarządzanie danymi wymaga wiedzy na temat obecnego stanu danych w firmie. W przypadku korzystania z wielu starszych systemów ERP, konieczne jest zrozumienie jakości i lokalizacji danych w każdym z tych systemów. Może to być trudne, zwłaszcza gdy te same typy danych są różnie nazywane lub przechowywane w różnych polach w różnych systemach.
Modernizacja ERP, zwłaszcza ta realizowana etapami, wymaga ciągłego monitorowania stanu danych. W miarę upływu czasu, jakość danych może ulegać zmianie, a wymagania dotyczące danych mogą się zmieniać. Stałe aktualizowanie wiedzy o stanie danych jest kluczowe dla zachowania ich jakości przez cały okres trwania projektu.
Jakość danych i zarządzanie danymi są kluczowymi elementami udanej modernizacji systemów ERP. Właściwe planowanie, zrozumienie bieżącego stanu danych oraz ciągłe monitorowanie jakości danych są niezbędne, aby uniknąć problemów, które mogą wpłynąć na koszty, harmonogram i powodzenie projektu. W przyszłych artykułach z tej serii omówimy praktyczne strategie radzenia sobie z wyzwaniami związanymi z modernizacją systemów ERP, aby zapewnić sukces każdej organizacji podejmującej to wyzwanie.
